Zásady ochrany osobních údajů

Platné od 5. 10. 2026, doplněno 7. 10. 2026 (uživatelé a profilové fotky, Facebook a Instagram, umělá inteligence, chat na webu, Microsoft Clarity a Google signals na webu) · Privacy Policy aplikace Vindario

Tyto zásady popisují, jak se zpracovávají osobní údaje na webu vindario.com, v aplikaci Vindario (CRM v prohlížeči na adresách *.vindario.com) a v mobilní aplikaci Vindario CRM pro Android (cz.vindario.crm). Píšeme je tak, aby jim rozuměl každý. Když něčemu nerozumíte, napište nám.

1. Kdo údaje zpracovává

ČESKOMORAVSKÁ DOTAČNÍ, spol. s r.o.
Pražákova 1008/69, Štýřice, 639 00 Brno
IČO 26947153, DIČ CZ26947153
zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 47319
E-mail pro ochranu osobních údajů: [email protected]

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, zákon nám to neukládá. Všechny dotazy vyřizuje přímo provozovatel na uvedeném e-mailu.

2. Dvě role: kdy jsme správce a kdy zpracovatel

• Jsme správce u údajů návštěvníků webu vindario.com, lidí, kteří nám napíší (například kvůli ukázce), u kontaktních osob našich zákazníků a u bezpečnostních záznamů o provozu aplikace.
• Jsme zpracovatel u všech údajů, které do Vindaria ukládá firma, jež Vindario používá (náš zákazník): její klienti, obchodní případy, e-maily, hovory, smlouvy, kalendáře, zprávy, údaje o jejích zaměstnancích a spolupracovnících. Správcem je ta firma. Rozhoduje, proč a jak s údaji pracuje, a svým klientům a zaměstnancům dává vlastní informace o zpracování. My s údaji pracujeme jen podle jejích pokynů a podle smlouvy o zpracování osobních údajů.

Uživatelé Vindaria. Lidé, kteří ve Vindariu pracují (zaměstnanci a spolupracovníci našich zákazníků), mají účet, který jim zakládá jejich firma. Údaje, které o nich firma ve Vindariu vede (jméno, kontakt, role, profilová fotka, záznamy o práci), zpracováváme pro firmu jako zpracovatel; firma jako jejich zaměstnavatel nebo smluvní partner jim dává vlastní informace (ve Vindariu v Nastavení → GDPR). Jako správce zpracováváme o uživatelích jen to, co potřebujeme k bezpečnému provozu služby: přihlášení a bezpečnostní záznamy a komunikaci s uživatelem o provozu a podpoře.

Pokud jste klientem firmy, která Vindario používá, obraťte se se žádostí nejdřív na ni. Když nám napíšete, žádost jí předáme a pomůžeme ji vyřídit.

3. Jaké údaje zpracováváme jako správce

4. Co ve Vindariu zpracováváme pro zákazníky (jako zpracovatel)

Podle toho, které části Vindaria firma používá a zapne, jde zejména o:

• kontakty a firmy (jméno, adresa, telefon, e-mail, poznámky, údaje z veřejných rejstříků ARES, RÚIAN a katastru nemovitostí), obchodní případy, cenové nabídky, smlouvy a podpisy, realizace, reklamace, provize a faktury;
• e-maily ze schránek, které firma do Vindaria připojí (přes IMAP a SMTP), včetně příloh;
• hovory a jejich nahrávky z telefonní ústředny CloudTalk, pokud ji firma napojí;
• interní chat zaměstnanců, poptávky z webových formulářů firmy a zprávy od zákazníků firmy;
• údaje o uživatelích: jméno, e-mail, telefon, role, profilová fotka, nastavení, zařízení pro oznámení a záznamy o činnosti v aplikaci;
• polohu uživatele jen v mobilní aplikaci, jen když ji uživatel sám zapne a udělí souhlas, a jen po dobu zapnutého sledování trasy (aplikace nemá přístup k poloze na pozadí bez zapnuté služby, kterou je vidět v oznámení).

Údaje patří firmě. Bez jejího pokynu je nepoužíváme k ničemu jinému než k provozu služby, neprodáváme je a nepoužíváme je k reklamě. Vindario automaticky nemaže data, která do něj uživatelé uložili. Mazání je vždy vědomá akce oprávněného uživatele nebo vyřízení žádosti.

Profilová fotka uživatele

Fotka je nepovinná. Nahrát ji může uživatel sám, případně administrátor jeho firmy; firma ji smí použít jen se svolením toho, koho fotka zachycuje. Fotku ukládáme do veřejně dostupného úložiště: je uložená tak, že ji zobrazí každý, kdo zná její internetovou adresu, i bez přihlášení. Je to proto, aby se zobrazila tam, kde ji firma použije mimo aplikaci:

• v e-mailovém podpisu a na elektronické vizitce, pokud je firma s fotkou nastaví: vidí ji příjemci e-mailů;
• v okénku chatu na webu firmy, když uživatel převezme rozhovor s návštěvníkem: návštěvník vidí jeho křestní jméno, pracovní zařazení a fotku, pokud ji uživatel má.

Uvnitř aplikace fotku vidí jen kolegové z téže firmy. Uživatel nebo administrátor firmy ji může kdykoli odstranit v Nastavení v části E-mailové podpisy (Profilová fotografie). Soubor se tím z úložiště odstraní a v dříve odeslaných e-mailech se obrázek přestane načítat. Po odstranění může fotka ještě omezenou dobu zůstat v zálohách, ze kterých se samy přepíší.

5. Napojení na Google (Kalendář, Úkoly, Disk)

Uživatel může ve Vindariu připojit svůj účet Google. Vindario pak žádá jen o tato oprávnění:

• Google Kalendář (calendar): obousměrná synchronizace schůzek, hovorů a úkolů mezi Vindariem a kalendářem uživatele;
• Google Úkoly (tasks): převod úkolů z Vindaria do Google Úkolů;
• Google Disk (drive): složky klientů na Disku firmy, nahrávání a zobrazení dokumentů ke klientovi včetně souborů, které do složky nahrál někdo jiný přes sdílený odkaz;
• e-mailová adresa a identita (userinfo.email, openid): spárování účtu Google se správným uživatelem a přihlášení přes Google.

Vindario nepoužívá Gmail API a do e-mailů v účtu Google přes Google nesahá. Schránky se do Vindaria připojují samostatně přes IMAP, jen když to firma nastaví.

Údaje získané z Google API používáme jen k funkcím, které uživatel ve Vindariu vidí a sám zapnul. Neprodáváme je, nepoužíváme je k reklamě ani k vyhodnocování bonity a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence. Člověk z našeho týmu do nich nahlíží jen se souhlasem uživatele, když je to nutné kvůli bezpečnosti nebo vyšetření zneužití, nebo když to ukládá zákon. Přístupové tokeny ukládáme jen na serveru, do prohlížeče se nedostanou.

Připojení můžete kdykoliv zrušit ve Vindariu v Nastavení, nebo přímo u Googlu na stránce Aplikace s přístupem k vašemu účtu.

6. Napojení na Facebook a Instagram (Meta)

Firma může do Vindaria připojit svou facebookovou stránku a instagramový účet. Zprávy, které jí zákazníci pošlou přes Messenger a Instagram Direct, pak vidí ve Vindariu a odpovídá na ně odtud. Pro tyto zprávy je správcem firma, my je zpracováváme jako její zpracovatel. Messenger a Instagram provozuje Meta Platforms Ireland Limited jako samostatný správce podle svých zásad.

Když firma stránku připojí (přihlášením přes Facebook), zpracováváme:

• identifikátor a název připojené stránky a instagramového účtu firmy a přístupový token od Mety (ukládáme ho zašifrovaný);
• zprávy a přílohy, které zákazníci firmě pošlou nebo které firma odešle z Vindaria; přílohy ukládáme do soukromého úložiště;
• údaje o zákazníkovi, které Vindario načte od Mety: identifikátor v rámci stránky, jméno, uživatelské jméno a profilovou fotku (její kopii uložíme do soukromého úložiště, protože odkaz od Mety po čase přestane platit); u Instagramu také počet sledujících, zda zákazník sleduje účet firmy a firma jeho a zda má ověřený účet, aby firma rozpoznala falešné a spamové účty a ověřené profily. Údaje se načtou po první zprávě zákazníka, pak se obnovují zhruba jednou týdně a pracovník firmy je může načíst znovu tlačítkem. Vidí je jen lidé firmy, kteří mají přístup k zákaznickým zprávám.

Tyto údaje slouží jen k zobrazení konverzace, k rozlišení zákazníků a k odpovědi, a údaje z Instagramu navíc k rozpoznání falešných a spamových účtů a ověřených profilů. Nepoužíváme je k reklamě, neprodáváme je a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence. Do umělé inteligence zprávy z Messengeru a Instagramu automaticky nejdou; jen když se pracovník firmy zeptá interního asistenta Dotíka, může se k modelu dostat název konverzace (jméno zákazníka) a náhled poslední zprávy (do 140 znaků).

Firma o tom má své zákazníky informovat ve svých zásadách; údaje získané od Mety jsou údaje, které zákazník firmě přímo nedal (čl. 14 GDPR).

Odpojením stránky přestaneme nové zprávy přijímat a přístupový token zneplatníme. Dosavadní zprávy zůstanou firmě, dokud je nesmaže nebo nepožádá o smazání. Jak požádat o smazání, popisuje stránka Smazání dat.

7. Umělá inteligence

Některé funkce Vindaria používají modely umělé inteligence. Data se dodavateli posílají jen ve chvíli, kdy funkce běží. Některé funkce běží automaticky, když je firma zapne nebo napojí: třídění příchozí pošty (nové e-maily a jejich přílohy se automaticky posílají Google Gemini; automatické třídění lze vypnout u každé připojené schránky) a přepis nahraných hovorů (nahrávky jdou xAI). Ostatní funkce se spustí, až když je uživatel použije.

• Google Gemini: asistent Dotík, třídění a návrhy odpovědí na e-maily včetně příloh, oprava textu, dotační poradce, rozbor podkladů k zakázce;
• xAI (Grok): přepis a shrnutí nahrávek hovorů a hlasových poznámek.

Chat na webu. Na obecné dotazy v okénku chatu odpovídá automatický asistent Botík (Google Gemini). Při prvním kontaktu řekne, že je umělá inteligence, a každá jeho odpověď je takto označená (čl. 50 nařízení EU o umělé inteligenci). Odpovídá jen z připravených podkladů, nemá přístup k datům ve Vindariu a sám nic nezapisuje, neobjednává ani nikomu nepředává. Googlu se posílá nejvýš 20 posledních zpráv rozhovoru a jen kvůli přípravě odpovědi; telefonní čísla, e-maily, rodná čísla, čísla účtů a karet a hesla se před odesláním automaticky skrývají (rozpoznání podle tvaru nemusí zachytit úplně všechno, proto do chatu prosím nepište rodná čísla, zdravotní údaje ani čísla účtů). Jméno a kontakt z formuláře v okénku se Googlu neposílají. Rozhovor se ukládá ve Vindariu v databázi v EU (Irsko) a vidí ho i kolegové, kteří vyřizují dotazy; s člověkem si napíšete přes tlačítko „Chci mluvit s člověkem“. Když do chatu napíšete telefon nebo e-mail, Vindario ho uloží k rozhovoru a kolegové dostanou upozornění, aby se vám ozvali (kontakt v evidenci se tím automaticky nezakládá). Okénko nepoužívá cookies; do prohlížeče uloží jen identifikátor rozhovoru, a to až když napíšete první zprávu (viz Informace o cookies).

Google Gemini používáme v placené verzi přes API, ne v bezplatné. Google zpracovává data z našich dotazů jako náš zpracovatel podle svých podmínek pro zpracování dat a podle podmínek placené služby je nepoužívá ke zlepšování svých produktů ani k trénování modelů; záznamy dotazů může omezenou dobu uchovávat kvůli odhalení zneužití služby. xAI používáme přes API; předání do USA se u ní opírá o standardní smluvní doložky ve smlouvě o zpracování údajů (Data Processing Addendum) této společnosti.

Diktování. U textových polí lze text nadiktovat. Řeč na text převádí služba prohlížeče nebo telefonu, ne Vindario: podle prohlížeče a zařízení ji zpracovává jeho výrobce (například Google nebo Apple) podle vlastních zásad. Vindario dostane jen výsledný text a zvuk z diktování neukládá. Diktování se spustí jen po klepnutí na mikrofon.

Žádné automatické rozhodování. Asistent Dotík každý zápis nejdřív ukáže jako návrh ke schválení, sám nic nemaže ani neodesílá. Umělá inteligence ve Vindariu nikdy sama nerozhoduje o lidech způsobem, který by měl právní nebo podobně závažné účinky. Třídění pošty jen řadí zprávy; o dalším kroku rozhoduje člověk.

8. Komu údaje předáváme (zpracovatelé)

Dotazy do veřejných rejstříků (ARES, RÚIAN, katastr nemovitostí ČÚZK, insolvenční rejstřík) jdou přímo na státní úřady. Údaje dále předáváme jen orgánům veřejné moci, když to ukládá zákon. Společnost Meta Platforms Ireland Limited není náš zpracovatel, ale samostatný správce (viz bod 6).

U dodavatelů se sídlem nebo zpracováním mimo EU se předání opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, případně o rámec EU–US Data Privacy Framework u dodavatelů, kteří jsou v něm certifikovaní.

9. Jak dlouho údaje uchováváme

• Data zákazníka ve Vindariu po dobu smlouvy. Po jejím skončení je firmě na žádost předáme ve strojově čitelné podobě a potom smažeme, pokud jejich uchování nevyžaduje zákon.
• Zálohy databáze: denní zálohy u Supabase 7 dní a noční kopie 60 dní, poté 30 dní v koši. Kopie souborů v zálohách na žádost odstraníme ručně.
• Zprávy z chatu na webu, Messengeru a Instagramu a údaje o zákazníkovi načtené od Mety: u zákazníků firem po dobu, kterou určí firma; u chatu na vindario.com 12 měsíců od poslední zprávy, poté je bez zbytečného odkladu vymažeme nebo anonymizujeme. Mazání po uplynutí lhůty provádí pověřený pracovník; na vaši žádost údaje vymažeme dříve, pokud je nemusíme uchovat ze zákona.
• Když se z rozhovoru stanete naším zákazníkem, stane se naše vzájemná komunikace součástí zákaznické dokumentace. Uchováváme ji po dobu trvání našeho vztahu, dokud nám neřeknete, že o další péči nestojíte, nebo nepožádáte o výmaz (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — můžete vznést námitku). Co musíme uchovat ze zákona, uchováme po dobu, kterou zákon stanoví.
• Vindario automaticky nemaže data, která do něj uživatelé uložili. Maže je vždy člověk: oprávněný uživatel firmy, nebo my na žádost.
• Ostatní údaje podle tabulky v bodě 3.

10. Mobilní aplikace pro Android

Mobilní aplikace Vindario CRM otevírá aplikaci Vindario vybrané firmy a používá tato oprávnění telefonu, vždy až po vašem povolení:

• fotoaparát: fotky ke klientovi nebo do zprávy;
• mikrofon: hlasové poznámky a diktování;
• poloha: dohledání adresy a zapnuté sledování pracovní trasy (s viditelným oznámením, bez přístupu k poloze na pozadí jinak);
• oznámení: upozornění na nové zprávy, úkoly a události;
• kontakty: jen když si je uživatel sám zapne, aplikace uloží do telefonu kontakty z Vindaria do samostatného účtu, aby se u příchozího hovoru ukázalo jméno.

Oznámení do telefonu doručuje služba Google Firebase Cloud Messaging. Text oznámení přitom může projít přes servery Googlu.

11. Zabezpečení

Přenos dat je šifrovaný (HTTPS). Do aplikace se vstupuje jen po přihlášení, a lze zapnout dvoufázové ověření. Každý uživatel vidí jen to, co mu povolují role a práva nastavená firmou. Data každé firmy jsou oddělená. Přístup do databáze má jen server aplikace a změny mají auditní záznam.

12. Vaše práva

Podle nařízení GDPR máte právo:

• na přístup ke svým údajům;
• na opravu a na výmaz;
• na omezení zpracování;
• na přenositelnost;
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu;
• kdykoliv odvolat souhlas. Odvolání platí do budoucna.

Napište nám na [email protected]. Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

O smazání rozhovoru z chatu na webu požádejte e-mailem; napište, kdy jste psali a jak jste se podepsali. Proti zpracování na základě oprávněného zájmu (například záznam rozhovoru) můžete vznést námitku.

Postup smazání účtu a dat popisuje stránka Smazání dat.

13. Změny

Zásady upravujeme, když se změní služba nebo dodavatelé. Platná verze je vždy na této stránce s datem účinnosti. O podstatné změně dáme zákazníkům vědět předem.